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lunes, 15 de julio de 2013

Utilizar Evernote como agenda escolar electrónica


Evernote como agenda escolar electrónica: recordatorios en notas
El trabajo del profesor está marcado por un calendario concreto y se trabaja contra reloj. La demanda de tiempo obliga a organizar una apretada agenda escolar y un horario de clases con un sistema más o menos sofisticado.
Una herramienta “Evernote” que se define con la frase “Recuérdalo todo” hacía suponer que contenía un calendario y un sistema de notificaciones para usarse como agenda electrónica. Para la sorpresa de muchos, éste no era el caso hasta hace unos días.
Evernote incorpora en su última versión para MAC, iOS y web (en muy breve para los demás sistemas operativos), la posibilidad de añadir a nuestras notas, recordatorios en una fecha y hora exacta. De esta manera Evernote puede notificarnos de la fecha de una reunión de profesores, de la entrega de una tarea por los alumnos, del día de un examen o del vencimiento de un plazo de inscripción.
Aunque los usuarios intensivos de esta aplicación usábamos un sistema de etiquetas para clasificar tareas y asociábamos las notas a un calendario como iCal o Google calendar, el nuevo sistema de recordatorios nos permite ahora centralizar toda la información en Evernote.

¿Cómo pueden los recordatorios ayudarnos como profesor?

  • Gestionar las reuniones semanales del claustro de profesores
Una buena práctica para cualquier reunión es tener una plantilla en una nota de Evernote como guía durante su duración para ir anotando sus objetivos, material a consultar, las ideas interesantes que surgen y las acciones a completar a raíz de la misma.
Con los recordatorios de Evernote podemos programar un aviso unos minutos antes de iniciarse la reunión asociada a la nota de la plantilla. Durante la reunión tomaremos apuntes en esa nota, registrando en un único lugar toda la información relevante. A su final asignaremos una nueva fecha límite a la nota para completar las tareas surgidas durante la misma.

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Imagen: Plantilla de reunión de profesores con su recordatorio

  • Capturar y agrupar emails con tareas a completar en Evernote
Cada día sin excepción recibimos en la bandeja de entrada una gran cantidad de nuevos correos electrónicos que se transforman en una lista de nuevas tareas a completar. Un sistema práctico de organización es reenviar los emails a nuestra cuenta de Evernote, capturando automáticamente cualquier documento adjuntado en su interior.

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Imagen: Capturar emails en Evernote a través de la dirección personal de la cuenta

Una vez capturado el correo en una nota, lo podemos clasificar en una carpeta de “Acciones pendientes” o en una carpeta de un curso concreto. Allí podemos añadir unas casillas de verificación para anotar dentro del mismo email, las tareas pendientes y próximos pasos que surgen del mismo.
Ahora igualmente podemos asociar una fecha y hora con el vencimiento de dichas tareas, evitando tener que introducirla en nuestro calendario. En el día concreto recibiremos un recordatorio a través del correo electrónico personal y/o desde la misma aplicación de Evernote en cualquier ordenador y dispositivo móvil que esté instalado.

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Imagen: Notificación de Evernote en el iPad

Si la tarea igualmente depende de la revisión de otro compañero, como ocurre con frecuencia, podemos enviar la nota desde Evernote al compañero tras etiquetarla con su nombre y adjuntar una nueva fecha de revisión por nuestra parte para que la tarea no quede en el olvido.
Con Evernote en simples pasos convertimos correos electrónicos en listas de tareas completadas, evitando el haber de indagar en páginas y carpetas de nuestro sistema de correo para recuperar una información concreta.
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Lista de recordatorios en Evernote

A medida que vamos acumulando tareas, podemos visualizar los recordatorios en la ventana central superior , ordenados por fecha, por estado (pendientes o completados) y divididos en carpetas, pudiendo filtrar entre temas personales y profesionales rápidamente.

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Imagen: Organización de recordatorios por fecha, próximos y completados

Igualmente podemos cambiar el orden de los recordatorios simplemente arrastrando hacia arriba y cuando la tarea esté completada, la eliminamos de la lista pulsando el símbolo de verificación.

  • Recordar a los estudiantes la fecha de entrega de actividades
En Evernote podemos preparar fácilmente lecciones multimedia en múltiples notas, capturando interesantes videos, imágenes, noticias web y añadiendo nuestros propios contenidos como documentos, mapas mentales, textos y gráficos.
Una vez estas lecciones están divididas en unidades, podemos fácilmente compartir una libreta con nuestros estudiantes para entregarles el material periódicamente. Los estudiantes reciben las unidades del temario y así empiezan a trabajar en las tareas asignadas en las notas.
Con la funcionalidad de recordatorios, cualquier alumno con acceso a nuestra libreta compartida puede suscribirse para recibir una notificación en la fecha de entrega de las tareas o unos días antes. A medida que las actividades se van completando, el profesor marca la nota como “Realizado” y nos aparece de inmediato la próxima tarea a completar.

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Imagen: Recordatorio de una tarea a los estudiantes en libreta compartida

  • Crear una lista de todo el material necesario para dar una formación
Cuando se utiliza una gran cantidad de tecnología para dar un curso de formación, es una buena práctica comprobar que todo funciona y no se nos olvida ninguna parte del equipo antes de salir de casa. Para ello podemos crear una nota con una lista estándar de material necesario y poner un recordatorio que se active un día antes de que se inicie el curso.
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Imagen: Lista del equipo para la formación

Los “recordatorios” de Evernote era una de las funcionalidades más demandas por sus usuarios y sin duda va a facilitar la organización de tareas, eliminando la necesidad de usar otros calendarios o aplicaciones externas. Ahora además de ser un potente gestor de archivos digitales, un marcador social, un cuaderno de apuntes, un portafolio; Evernote se ha transformado en una completa agenda electrónica
Para ampliar más información sobre Evernote puedes leer el siguiente post: 
12 formas de utilizar Evernote para profesores y estudiantes  y este otro: Herramientas 2.0 que te permitirán mejorar tus clases  

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